TOMAR ACCIONES PARA CONTROLAR EL PROYECTO
El control de proyectos se define como:
Una función de gestión de proyectos que implica comparar el desempeño real con el desempeño planificado y tomar las medidas correctivas adecuadas que producirán el resultado deseado en el proyecto cuando existan diferencias significativas. Guía del PMBOK®.
Mejorar los controles del proyecto significa centrarse en lo que está sucediendo realmente en el proyecto y compararlo con lo planificado, para ello se debe contar con los procesos adecuados para dirigir, supervisar y gestionar adecuadamente los datos y la toma de decisiones, los controles del proyecto adecuados proporcionan el apoyo para la toma de decisiones y poder prevenir un problema antes de que ocurra. Sin embargo, muy a menudo los equipos de proyecto tienen dificultades, debido a la complejidad del trabajo y a las limitaciones de recursos. Esto crea dificultades en el proyecto y este puede terminar superando considerablemente el presupuesto y el plazo de ejecución.
Controlar el proyecto implica implementar estrategias y prácticas que mejoren el seguimiento, el control y la gestión de las actividades del proyecto. Los pasos para mejorar los controles del proyecto dependen de la empresa y las necesidades específicas del equipo y del trabajo. Sin embargo, existen estrategias que las empresas y los gerentes de proyecto pueden adoptar para fortalecer los controles de proyectos que permiten aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.
10 acciones para ayudar a mejorar el control del proyecto
Sistematizar y automatizar la recopilación y el análisis de datos
Apoyo de la tecnología y el software de gestión de proyectos para automatizar la recopilación y el análisis de datos reduce los esfuerzos manuales, mejora la precisión y proporciona información en tiempo real sobre la ejecución y desempeño del proyecto.
Utilizar herramientas de software de gestión de proyectos
Estas herramientas pueden ayudar a realizar un seguimiento del progreso de los trabajos, administrar los recursos y proporcionar información en tiempo real del desempeño del proyecto.
Adoptar una guía de gestión de proyectos
Adoptar metodologías ágiles que enfaticen el desarrollo iterativo, la flexibilidad y la retroalimentación frecuente. Utilizar practicas recomendadas acordes a su empresa y proyectos para la planeación y control del proyecto, un plan del proyecto bien estructurado proporciona una base para un control y seguimiento efectivos.
Establecer informes periódicos del proyecto
Implementar un mecanismo de informes que proporcione actualizaciones del proyecto de forma realista, precisa y oportuna. Definir indicadores clave de desempeño (KPI) y métricas para medir el progreso. Evitar la emisión excesiva de datos y presentar la información que sea de fácil comprensión. Comunicar regularmente el estado del proyecto a las partes interesadas a través de informes de estado.
Monitorear y gestionar los riesgos
Desarrollar un plan de gestión de riesgos y evaluar periódicamente los riesgos del proyecto. Identificar los riesgos, evaluar su impacto y probabilidad, definir estrategias de mitigación adecuadas y monitorear regularmente los riesgos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Medidas de control de calidad: Implementar
Procesos de control de calidad para garantizar que los entregables del proyecto cumplan con el nivel de calidad requerido y el plazo de entrega establecido.
Fomentar una comunicación eficaz
Establecer canales de comunicación claros y fomentar una comunicación abierta y transparente entre los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas, se debe asegurar de que la información fluya de manera rápida y eficaz, los riesgos y los problemas se escalen con prontitud y las decisiones se comuniquen de manera oportuna.
Formar y desarrollar el recurso humano
Capacitar en gestión de proyectos y brindar oportunidades de desarrollo profesional a los directores de proyectos y a los miembros del equipo del proyecto. Mejorar sus habilidades y conocimientos en técnicas de gestión y control de proyectos contribuirá a obtener mejores resultados.
Base de datos de lecciones aprendidas
Implementar y mantener un repositorio de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, capturar información con las mejores prácticas, para tenerlas en cuenta en proyectos futuros.
Leave a reply